Les oiseaux commencent à chanter et le soleil à montrer le bout de son nez, les beaux jours sont pour bientôt ... ou alors votre bureau est déjà rangé, vos classeurs ordonnés et votre petite valise vous fait de l’œil ? Vous êtes sur le point de partir en vacances !
Mais juste avant de quitter votre bureau, vous cherchez à configurer votre messagerie professionnelle et à préparer le message d'absence de votre répondeur automatique ...
Chez FranceServ Hébergement et depuis quelques années, vous disposez du puissant moteur Sieve afin d'écrire vos propres scripts afin d'organiser votre messagerie : classer vos mails par dossier selon différents critères, supprimer, rediriger ou répondre automatiquement à vos contacts, etc ...
Mais je vous l'accorde, ce n'est pas du tout évident ni à la porté de tous, surtout pour les personnes néophytes en informatique.
C'est pour cette raison que pour vous aider dans cette tâche, je vous ai installé une nouvelle extension sur le WebMail Roundcube qui se charge d'écrire pour vous le script Sieve d’un performant répondeur automatique à l'aide d'un petit formulaire intuitif.
Voici un aperçu écran :
Pour accéder à ce formulaire, rendez-vous sur le Webmail à l’adresse https://webmail.franceserv.fr, identifiez-vous et cliquez sur le menu « Paramètres » puis sur « Répondeur Automatique ».
Destiné aux personnes qui vous envoient un mail, cette réponse automatique doit les prévenir de votre absence, leur annoncer la date de votre retour de congés et éventuellement leur donner un contact en cas d'urgence.
Le message d’absence doit être concis et clair, l’objectif est d'informer votre absence et indiquer la date de votre retour. Si vous êtes trop long, le message perd de son efficacité et n’a donc plus d’intérêt.
Cependant, bien qu'un répondeur automatique mail apporte une touche de professionnalisme non négligeable, il ne faut pas en abuser : pensez à désactiver votre répondeur dès votre retour.
Précautions à prendre : garder à l’esprit que vous informez quiconque qui vous écrit par mail que vous êtes absent. Si vous êtes une petite entreprise ou si vous travaillez à votre compte, des personnes mal intentionnées pourraient utiliser cette information associée à votre adresse postale afin de visiter vos locaux ou votre maison en votre absence ...
Pour tout de même égayer cette annonce ... voilà quelques exemples de messages pour vous redonner le sourire :
- "Je suis en vacances, vous pouvez m'adresser un mail, mais UN SEUL. Au-delà de cette limite, j'effacerai au hasard et sans les lire, les messages pour n'en garder qu'un. Choisissez avec soin. Pour info, vous avez déjà envoyé un message."
- "Je suis en congés pour deux semaines, et à mon retour, j'aurai plein de boulot à rattraper au moins pour une semaine encore. En plus, je ne serai pas forcément hyper-efficace étant donné que je passerai mes journées à raconter mes vacances. Je serais vous, je laisserais tomber."
- "Je ne suis pas joignable par email, mais j'ai un téléphone mobile, dont je ne vous donnerai pas le numéro. Si toutefois vous parvenez à le deviner, je consentirai à prendre votre appel."
- "Je ne suis pas joignable par email du 7 au 13 mai. En cas d'urgence, appelez les pompiers, c'est le 18."
- "Je ne suis actuellement pas au bureau, et vraisemblablement ivre mort quelque part dehors. Et vous, ça se passe bien au bureau ?"
- "Je suis actuellement indisponible. Pour toute question urgente ou importante, contacter l'un de mes supérieurs hiérarchiques, Mme Machin ou M. Bidule. Si votre question n'est ni urgente ni importante, demandez-vous pourquoi vous m'envoyez un email."
- "Je suis actuellement absent du bureau pour un problème familial. Mon décodeur est HS et y'a une demi-finale de Coupe du Monde ce soir. Hors de question que je le regarde sur TF1. Je ne serai pas joignable non plus sur ma ligne téléphonique, je dois appeler la hotline."
- "Je suis sorti déjeuner, vous devriez essayer, c'est super ! PS : ce n'est pas une invitation."
Bonnes vacances à celles et ceux qui se préparent déjà
